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働き方改革

中小企業が時間外労働の上限規制に対応する際のポイント

2019年4月に始まった時間外労働の上限規制が、2020年4月から中小企業にも適用されます。この新たなルールには罰則規定が伴うため、規制の内容をしっかりと把握したうえで勤怠管理を進める必要があります。本稿では、中小企業が時間外労働の上限規制に取り組むうえでのポイントについて解説します。

従業員に対して中小企業がいま取り組むべき課題

大企業に対する時間外労働の上限規制の適用は2019年4月に始まり、いよいよ中小企業も2020年4月から適用対象となります。この規制には罰則規定があり、これまで以上に厳格な労務管理が必要となります。
一連の働き方改革関連法施行に含まれる改正労働基準法においては、時間外労働の上限は原則として「月45時間・年360時間」に定められました。労使間で労働基準法36条に基づく時間外労働・休日労働等に関する協定、いわゆる「36協定」の特別条項を締結している場合でも、「年720時間まで」「複数月平均で80時間まで」「時間外労働と休日労働の合計で月100時間未満」「月45時間を超えられるのは年6カ月まで」といった上限が設けられることになりました。
つまり、36協定の特別条項を締結している場合でも、これらの上限を超えて残業させることはできなくなるということを意味します。違反した場合の罰則は、6カ月以下の懲役または30万円以下の罰金というものです。従来は時間外労働の上限の制定や罰則の規定がなく、労使間で36協定を結んでいれば、年6カ月は上限なく残業をさせることが可能になってしまう、という社会的課題がありました。この点において、今回の労基法改正は従業員の長時間労働解消に向けて大きな前進であると考えることができます。

時間外労働の上限規制に対応するには

では、労働時間管理や残業をめぐる中小企業の実態はどうなっているのでしょうか。
たとえば、従業員の勤怠管理に紙が利用され、日々の出退勤に関するデータ入力や集計が適切にこまめに行われていないケースは現在でも見られます。紙管理ではなく、勤怠管理を表計算ソフトで運用している場合でも同様にこまめな入力・集計ができない、という問題は発生しうるものです。紙や表計算ソフトを使うこと自体に問題があるわけではないのですが、社員ひとりひとりが毎日毎日の勤務実態を記録する、ということは簡単なことではないといえるでしょう。
特に、社員数の少ない企業では、一人の人事担当者が勤怠管理を含めさまざまな業務を掛け持ちで担当していることが多いため、勤怠入力のフォローや管理がおろそかになりがちなのが現状でしょう。罰則規定が設けられ、従来よりも厳格な勤怠管理が要求される状況にもかかわらず、従業員の労働時間を厳密に可視化することは難しいといえます。
一方、トップの決定を上意下達で伝えるだけで、具体的な実施は現場任せというケースはないでしょうか。厳格な労務管理の実現に対してはトップダウンの指示が必要なのですが、現場の運用面で取り組みを支えるシステムの整備もきわめて重要な要素になります。月の終わりになってようやく従業員の労働時間が見えているようでは、改正労基法の上限規制を守ることはできません。会社も管理職も早め早めに具体的な手を打たなければなりません。

時間外労働の管理に求められるシステムとは

それでは、時間外労働の管理においてはどのような機能を持つ就業管理・勤怠管理システムが求められるのでしょうか。
まずは何といっても、出退勤管理や残業・休日等の申請業務を、担当者が手間を感じずに行えるシステムであることが大前提です。
そのうえで「どの部署でどれほどの残業が行われているか」「どの部署に残業が多い傾向があるか」といった現状を見える化し、残業時間が上限を超えてしまう前に予兆検知できる仕組みがあれば理想的でしょう。
それに加えて、会社ごとに異なる多様な就業規則・就業形態に柔軟に対応した勤怠管理を行えるシステムであることが重要になります。現在リリースされている勤怠管理サービスが多様な就業規則・就業形態に即しているかどうか、という点で各サービスを確認し比較することが重要です。
また、クラウドサービスとして提供されるシステムを利用すれば、安価に導入しやすいうえ、サーバーなどの機器を自前で用意しなくて済み、メンテナンス作業をサービス提供側に任せられ、ソフトウェアのバージョンアップや機能追加の際もサービス提供側で自動的に実装してくれる……など、導入・運用・拡張においてメリットを享受することもできます。
なお、労働基準法や各種働き方改革関連法は今後も改正されていくことが考えられます。こうした法改正にクラウドサービス側で自動的に対応してくれれば、導入側としてもいちいち意識することなくシステムを最新ルールにアップデートさせられるので、なおうれしいことでしょう。
最後にもう一点、選択のポイントを挙げるとするなら、導入実績ではないでしょうか。これまで大企業をはじめ多彩な業種の企業で導入実績があるシステムであれば、安心材料となるだけでなく機能だけでない運用ノウハウも享受できるに違いありません。

まとめ

中小企業も対象となる、今回の時間外労働の上限規制。これに対応するため、企業側は勤怠管理業務を従来よりも厳格に行えるよう、工夫することが求められます。
勤怠管理をより厳格に実施することによって、あいまいになりがちだった従業員の残業時間をしっかり管理できるようになり、労基法の取り決めに則った対応が実現できます。それだけでなく、日々の入力をフォローしてくれる機能や、残業時間を見える化してくれる機能などにより、勤怠管理を行う人事担当者の負担を減らせます。そのため、リソースを人材採用や育成、従業員のさまざまな働き方への対応といった生産性の高い業務ややりたい業務に振り分けることが可能になるでしょう。
さらに、従業員の労働時間が適切に管理されることで、従業員側の働くモチベーションや会社へのロイヤルティも向上します。つまりこうした勤怠管理が、会社全体のより良き働き方改革実現につながっていく効果も期待できるわけです。