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人事労務管理コラム

マイナンバー

【1-3】マイナンバー制度に対応するために必要な5つのステップ

民間企業と国や地方自治体などの行政機関とでは、マイナンバー制度に対応するために実施しなければならないことは異なります。ここでは、民間企業が2016年1月からスタートするマイナンバー制度に効率よく対応するために、押さえておくべき5つのステップについて解説します。

マイナンバー制度に対応するために必要な5つのステップ

ステップ1.マイナンバー制度の理解と全社員への啓発の準備

マイナンバーは、当面は限定された分野にしか利用できないこと、マイナンバーを収集・管理するために必要なこと、具体的にどのような業務に適用されるかなど制度そのものへの理解を深め、全社員へわかりやすく啓発するための制度の趣旨や概要、および禁止事項や遵守事項、罰則事項をまとめます。
利用できるのは社会保障(年金、雇用保険・ハローワーク、福祉・医療など)や税(確定申告、支払調書など)、災害対策の3分野です。該当する法律には、所得税法、相続税法、厚生年金保険法、雇用保険法などがあります。
マイナンバーは、2015年10月以降に、住民票を有する国民や中長期在留者、特別永住者などの外国人の方にも通知されます。企業では、本人に間違いないことを確認し、また正しいマイナンバーを取得しなければなりません。また、マイナンバーが不正に使用される可能性もあることや、目的外の利用が禁止されていることから厳格な情報の管理と目的外の利用がなされないようにしなければなりません。また、当然ながらマイナンバーが記載された書類は「特定個人情報」として、同様に厳格な管理が必要です。

ステップ2.マイナンバー制度の対象業務と問題点の洗い出し

マイナンバーを取り扱う部門と業務内容を漏れなく洗い出します。なお、このとき、法律で利用できる分野が限定されており、「限られた業務の範囲内のみ」でしか利用できず、従業員情報を管理するものではないことを確認しておく必要があります。
民間企業が影響を受けるのは人事・労務・給与業務です。税務署や市区町村役所、年金事務所などに今まで提出していた書類にマイナンバーを新たな追記しなければなりません。また、健康保険、厚生年金保険、雇用保険の資格の取得・喪失などの届出を行う書類にもマイナンバーを記載します。
なお、正規社員、アルバイト、パートなどの従業員のみならず、外部の個人事業主(弁護士・税理士や外部講師、業務委託した個人など)に支払う報酬や、株式の配当をする場合の支払調書にもマイナンバーが必要になることから、マイナンバー制度の理解は、企業の特定部門のみでなく広い部門で必要となります。
人事・労務・給与部門以外では、マイナンバーの提供を受けなければならない対象者がいる部門では、対象者のマイナンバーを必要なときに、かつ漏れなく取得できるよう、各部門の業務フローの中にマイナンバーの取得業務を組み込んでおかねばなりません。また、同じ対象者に異なる部門の担当者が取得を行うような無駄な作業が起きないようにも注意します。
野村総合研究所による調査研究のレポートでは、給与厚生関連業務におけるマイナンバー制度施行に伴いプロセスの追加について、

「1.入社時や身上関係変更に伴ってのマイナンバー取得」
「2.マイナンバー取得の際の本人確認」
「3.組織異動や休職・復職、給与支払い等事務処理における個人番号転記」
「4.目的外利用の排除」
「5.退社に伴うマイナンバーの廃棄・削除」

が発生する、としています。
※参考:給与厚生関連業務における設計参考資料(ガイダンス編) 株式会社野村総合研究所

ステップ3.マイナンバーの運用ルール、情報セキュリティポリシーの構築

マイナンバーを目的外で利用をしたり、情報を漏えいしたりすると法律で厳しい罰則が科せられます。そのため、マイナンバー制度が利用できるようにコンピューター上のソフトの改修だけで運用の準備が完了するのではありません。正しいマイナンバーの取り扱いとルールと厳格な情報管理ができる体制を構築して、運用することが求められています。
企業内における情報管理と運用の責任者、管理者、担当者など階層別に役割と責任をトップマネジメント層の意思も入れて作成する必要があります。そして、具体的な運用ルールを文書にします。
マイナンバーの情報漏えい防止に関しては、従業員のモラルだけで守れないことは、過去のさまざまな情報漏えい問題をみても明らかです。従業員への啓発や誓約書だけではなく、管理台帳などの事務的運用体制を組織的に行うようにすること、マイナンバーの閲覧、マイナンバーの情報が置かれている場所への部外者や関係者の不要な立ち入り禁止などの物理的な安全措置、および不正なアクセスなどを防止できるようにシステム上の安全措置を講じるようにします。

ステップ4.マイナンバーを取り扱う業務のシステム改修

外部企業が制作した業務のシステムのパッケージソフトを使用している場合は、そのソフトのバージョンアップがされると思われますが、自社で全て、あるいは一部分を自社で業務のシステムを制作している場合は、システムへの影響を調査して対応しなければなりません。

ステップ5.マイナンバー制度の啓発と運用ルールの周知徹底

ステップ1から4で検討してきた内容から、マイナンバーに関する運用ルールを文書化します。マイナンバーを直接、取り扱う部門には、特に徹底して周知し、全社員に向けては、重要な運用ルールと情報漏えい防止策による不正なマイナンバー利用ができない、あるいはすぐに発覚することのシステム上の防止策を説明することで、不正が起きないように抑止のための啓発を行います。

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