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人事労務管理コラム

マイナンバー

【1-1】マイナンバー制度とは?
検討を早期に行なうべき3つの理由

マイナンバー制度が2016年1月から運用開始されます。マイナンバー制度は、今までのシステムに管理項目が1つ追加されるだけではありません。

プライバシー性の高い情報だけにその管理・運用が厳しく法的に要請されていることから全社的なプライバシーポリシーの構築が必要なこと、およびマイナンバーを利用した新たなビジネスチャンスも見込めることから、経営者レベルで早期に取り組むべき制度です。

マイナンバー制度とは?検討を早期に行なうべき3つの理由

マイナンバー制度とは

マイナンバー制度とは、日本国民、および日本に居住している外国人で住民票を有する一人ひとり対して、重複しない固有の識別番号が割り振られ、社会保障や納税、災害対策などの分野に関する個人情報が一元管理される仕組みのことです。運用開始は、2016年1月からです。

マイナンバー制度のメリット

国や地方自治体の行政側は、社会保障や納税などの手続きが大幅に合理化できるメリットが生じます。国民にとってのメリットは、行政の合理化で削減された費用や人的資源が国民へのサービス向上に振り向けられること、また出産や退職、引越しなどで生じるさまざまな行政への手続きが一括してできるなど大幅に簡素化されること、および今まであれば、サービスが受けられることを知らなくて利用できなかったサービスも行政側からの連絡で利用できるようになることなどがあります。
企業にとっても、マイナンバー制度の導入によって、社会保障や税務などの事務処理の効率化・省力化ができ、人事・総務部門の負担が軽減されるメリットが生じます。
公益財団法人日本生産性本部によるレポートでは、経済効果は年間1兆1,500億円にもなり、分野別に見ると、

▼社会保障や税に係る事務の効率化など、行政分野の経済効果・・・年間約3,000億円
▼医療機関の事務の効率化など、準公的分野の経済効果・・・・・・年間約6,000億円
▼企業内の事務の効率化など、民間分野の経済効果・・・・・・・・年間約2,500億円

になると言います。
※出典:『「共通番号」導入の経済効果試算結果』公益財団法人日本生産性本部

マイナンバー制度に企業が早期に取り組むべき3つの理由

マイナンバー制度への対応は法律で義務付けられているため、2016年1月からは全ての企業で取り組まなければなりませんが、早期に着手しておいたほうが良い理由が3つあります。

1.人事・給与、会計などの業務システムにマイナンバーの番号データの組み込み
2016年1月のマイナンバー利用開始時より、「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」など、各種法定調書へのマイナンバーの記載が必要になります。人事・給与、会計システムにおいて業務プロセスや情報システムの改修が必要になります。
パッケージソフトを利用している企業は、ソフトを提供している企業の方で、マイナンバー制度適用へのバージョンアップを対応すると思われますが、一部でもマイナンバーを使用するソフトを自社開発している企業は、早急な改修作業が必要です。また、プライバシー性の高い情報だけに、その漏えい防止をシステム的に考慮するには、システム変更が伴うため早期の対応が必要となります。

2.マイナンバーの管理と情報漏えい対策
最も大きな理由としては、情報漏えいに関する対策を練る必要性があります。マイナンバー情報は、個人情報保護法の対象外の企業も厳しくその管理と漏えい防止を行うことが法的に求められています。情報を漏えいすると、違反した当事者だけでなく、事業主も処罰される可能性があります。罰則は、個人情報保護法よりも厳しく最高で「4年以下の懲役 または200万円以下の罰金」が課せられます。(※参考:内閣官房 http://www.cas.go.jp/jp/seisaku/bangoseido/faq/faq5.htmlまた、罰則以上に社会的な信用の失墜がビジネスに影響を与えるリスクも生じるかもしれません。

情報漏えいの対策として、例えば人事・給与システムへのアクセス権やアクセスログの取得、および不正アクセスがあったときにいち早くアラーム情報を情報管理責任者にあがるようすることなどが考えられます。拠点が多い、あるいはアクセスする担当者が多い企業は、業務の見直しを図るとともに物理的にもアクセスを制限するシステムへの変更を検討したほうが良いでしょう。今までと同様な取り扱いルールやシステム運営では問題が発生する危険性があります。マイナンバー情報に対する取り扱い注意の意識や法的な罰則事項を従業員へ啓発することも必要となります。

なお、情報漏えいに関する対策は、総務・人事・情報システムなどの部門を超えて、経営者レベルの全社的な情報セキュリティポリシーに沿って行う必要があります。マイナンバーを新たなビジネスチャンスとするためにも経営者層もマイナンバー制度について詳しく知っておくことが重要となります。

3.マイナンバーを新たなビジネスチャンスとするための調査、情報収集
マイナンバー制度は、原則として施行後の3年間は民間企業での利用は認められていません。しかし、民間企業での利用が可能になるような検討が行われることになっています。
利用できるようになると、マイナンバー制度は、今まで縦割りでしか得られなかった情報が、横断的に得られるようになることで、医療、福祉、金融、流通・サービス、その他いろいろな業界で新しいサービスを開発できるビジネスチャンス拡大の可能性を秘めています。
もし、企業でのマイナンバー制度の検討がなされていないようであれば、受け身ではなく積極的な検討を行う価値が十分あります。

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